Automatisation IA en Belgique

Pour qui : les PME qui perdent du temps, ou des clients, entre deux outils

Cette prestation s'adresse aux indépendants et PME belges de une à cinquante personnes dont les demandes arrivent par formulaire, e-mail ou téléphone, puis sont recopiées à la main dans un tableau, un agenda ou un logiciel de facturation. Agences immobilières, cabinets comptables, artisans, cliniques, e-commerces. Elle ne convient pas à ceux qui cherchent un chatbot décoratif.

Le symptôme le plus fréquent : une demande de devis arrive le vendredi soir, elle est lue le lundi, le prospect a déjà signé ailleurs. Le deuxième : le gérant passe ses soirées à recopier des coordonnées, à relancer des devis sans réponse et à répondre aux mêmes questions. Le troisième : les campagnes Google Ads produisent des demandes, mais personne ne sait lesquelles ont donné un client, et Google optimise donc sur du bruit.

Nous n'automatisons pas pour automatiser. Lors de l'audit, nous listons vos tâches répétitives, nous mesurons combien de temps chacune prend par semaine et combien de demandes passent à travers les mailles. Puis nous choisissons les deux ou trois scénarios qui rapportent le plus, et nous laissons le reste. Un scénario qui gagne dix minutes par mois ne vaut pas son coût de maintenance.

Les scénarios parlent français et néerlandais : l'IA détecte la langue de la demande et rédige dans cette langue. C'est souvent ce qui décide une PME bruxelloise ou brabançonne qui reçoit des demandes des deux côtés.

Ce que comprend l'automatisation de vos processus

La prestation couvre l'audit de vos processus, le choix des scénarios à construire, leur construction dans Make avec vos outils existants, l'intégration d'une IA là où elle apporte un tri ou une rédaction, les tests avec vos données réelles, la documentation, la formation de votre équipe et trois mois de support. Les scénarios sont construits dans votre compte et vous appartiennent.

• Audit des processus : relevé des tâches répétitives, de leur fréquence et de leur durée, repérage des demandes perdues. Rapport écrit avec les scénarios proposés et leur priorité.
• Scénarios Make reliant vos outils actuels : formulaires du site, Gmail ou Outlook, Google Sheets, CRM, agenda, logiciel de facturation, WhatsApp Business, téléphonie.
• Tri et qualification par IA : chaque demande est lue, résumée, classée (chaude, tiède, hors cible) et dirigée vers la bonne personne, avec une proposition de réponse.
• Enregistrement dans le CRM ou dans un tableau structuré, sans double saisie, avec la source de la demande (campagne, mot-clé, page) conservée.
• Relances automatiques des devis sans réponse et des rendez-vous à confirmer, à des intervalles que vous fixez, arrêtées dès que le client répond.
• Remontée des conversions vers Google Ads : seules les demandes que vous avez qualifiées sont envoyées comme conversions, pour que les enchères apprennent sur de vrais clients.
• Réponses aux avis Google proposées par l'IA dans la langue de l'avis, validées par vous avant publication.
• Facturation et Peppol : vérification qu'un client est inscrit sur le réseau Peppol avant l'envoi de la facture électronique, grâce à notre outil Peppol Check.
• Rapports automatiques : les chiffres de Search Console, Google Ads et de votre CRM rassemblés chaque mois dans un tableau, sans copier-coller.
• Documentation, formation et trois mois de support, avec un journal des erreurs et des alertes par e-mail.

La chaîne complète : acquisition, qualification IA, CRM, relance

La plupart des prestataires automatisent un maillon : un chatbot, un envoi d'e-mail, un tableau rempli tout seul. Le gain vient de la chaîne entière, parce que c'est entre les maillons que les demandes se perdent. Voici celle que nous construisons le plus souvent.

1. Acquisition. La demande vient d'un formulaire du site, d'une campagne Google Ads, d'une page trouvée par le SEO local ou d'un appel. Son origine est enregistrée avec elle : campagne, mot-clé, page.
2. Qualification par IA. Dans la minute, l'IA lit la demande, la résume en deux lignes, lui attribue un niveau (chaude, tiède, hors cible) selon vos critères (type de bien, zone, budget, urgence) et prépare une réponse. Le gérant reçoit un e-mail avec le résumé et deux boutons : qualifié, pas qualifié.
3. CRM. La demande est créée dans votre CRM ou votre tableau avec tous ses champs, sans saisie. Un clic du gérant met à jour son statut. Si la demande vient de Google Ads, le statut « qualifié » est renvoyé à Google comme conversion.
4. Relance. Si le devis n'a pas de réponse après le délai que vous fixez, une relance part, puis une seconde. Elles s'arrêtent dès que le client répond. Les rendez-vous sont confirmés la veille.

C'est ce type de chaîne que nous mettons en place pour Immo2gether, agence immobilière bruxelloise : la demande d'estimation issue du site est enregistrée, qualifiée en un clic par l'agence, et seules les demandes qualifiées remontent dans Google Ads.

Exemples concrets, en heures et en demandes

Un artisan reçoit ses demandes de devis par formulaire. Scénario : formulaire, puis Make, puis tri par IA (urgence, type de travaux, commune), puis fiche dans Google Sheets, puis SMS au gérant pour les urgences. Les demandes hors zone reçoivent une réponse polie automatique. Le gérant ne lit plus que ce qui le concerne.

Un cabinet envoie des devis standardisés. Scénario : un formulaire interne génère le devis en PDF à partir d'un modèle, l'envoie, et relance à J+5 et J+12 si rien ne bouge. Le comptable passe du temps sur les dossiers, pas sur les relances.

Un restaurant ou un commerce reçoit des avis Google. Scénario : chaque nouvel avis déclenche une réponse proposée par l'IA dans la langue de l'avis, que le gérant valide ou corrige depuis son téléphone. Les avis négatifs déclenchent une alerte immédiate plutôt qu'une réponse automatique.

Une PME doit passer à la facturation électronique. Scénario : avant chaque envoi, le numéro d'entreprise du client est vérifié sur le réseau Peppol avec Peppol Check ; si le client n'est pas inscrit, la facture part par e-mail avec un rappel de l'obligation. Sept guides sur notre blog expliquent le reste.